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Cinco aspectos del registro que tendrán en cuenta los inspectores 

Tiempos de descanso.

Los tiempos de descanso son uno de esos aspectos fundamentales que muchos empleadores no tienen en cuenta a la hora de hacer el control horario pero que los inspectores suelen revisar. Según la propia normativa, es conveniente que el registro de la jornada incluya las “interrupciones o pausas” que realizan los trabajadores y que no se consideran tiempo de trabajo efectivo. ¿Por qué es importante esta información para los inspectores? Con ella pueden calcular el número de horas reales que trabaja cada uno de los empleados. 

Disponibilidad. 

Es uno de los aspectos en los que la normativa no da lugar a confusiones. El documento del registro horario deberá estar disponible en todo momento para cualquier empleado del negocio, los representantes de los trabajadores y los inspectores. Es muy recomendable que cualquier empleador lo tenga a mano en todo momento ya que, de lo contrario, puede entenderse que existe voluntad de ocultar alguna infracción con el control de las horas.

Periodicidad. 

La ley no es lo suficientemente clara en este aspecto. No especifica la periodicidad con la que el empleador debe entregar una copia a cada empleado detallando la información sobre su jornada. No obstante, el negocio tiene la obligación de demostrar que se ha ido facilitando dichos documentos al trabajador, bien con una copia firmada por parte del empleado o a través de un correo personalizado. Los técnicos de la Seguridad Social prestarán especial atención a que el empleador haya facilitado esto documentos de forma periódica a su plantilla.

Privacidad.

De vuelta a ley de protección de datos, una de las normativas que más infringen los negocios y que últimamente, ha adquirido peso en las inspecciones. El sistema de registro deberá respetar las recientes actualizaciones en la Ley  de Protección de Datos.

Conservación de datos

La obligación de registrar la jornada lleva poco tiempo en marcha. Es probable que al inspector le salten las alarmas si solicita algunos documentos y el negocio es incapaz de facilitarlos, Además, la norma obliga a conservar los registros de la jornada durante al menos cuatro años y tenerlos disponibles ante la inspección. Por eso, desde ORACULUS recomendamos, para evitar problemas con la Seguridad Social, digitalizar los documentos aunque el control se haga en papel. Conservar la información en perfecto estado, y reducir los procesos evitará más de un problema.

Claves del registro horario

En que se fijarán los inspectores cuando revisen tu registro de control horario?

El control horario ya es parte del día a día de los trabajadores y las empresas. En consecuencia, también de los inspectores de trabajo, que lo han incorporado en sus actuaciones ordinarias. En qué se fijarán los técnicos si revisan el registro horario de tu negocio?

Desde la empresa ORACULUS proponemos cinco pistas y algunas recomendaciones.

Es normal que los inspectores de trabajo comprueben en qué medida los autónomos han adoptado el sistema. Desde que el Ministerio de Trabajo publicó su “guía práctica” sobre cómo aplicar el registro horario y evitar las sanciones que acarrea el incumplimiento, -recordemos que pueden alcanzar los 6.250€- no queda otro remedio.

El registro se tiene que llevar a cabo por cualquier empresa o autónomo con trabajadores a su cargo independientemente del tamaño del negocio. De todas formas, muchos empleadores siguen con dudas. ¿Qué errores a la hora de hacer el registro pueden acarrear sanción? ¿En qué se fijan los inspectores cuando revisan el registro horario?

Empresas Públicas: La peliaguda cuestión de la subcontratación

Las fuentes sindicales consultadas admiten que el asunto del Control horario no tiene por qué generar ningún problema en el ámbito de las empresas públicas en lo que hace referencia al Real Decreto Ley 8/2019. Cuanto menos en la gestión de la plantilla de las mismas. Más dudas albergan respecto al control de las empresas externas contratadas por gigantes como Renfe o Tragsa en las que se tiene la certeza de que no se cumplen los horarios pactados en los contratos,  según asegura un delegado sindical de una empresa pública.

Parece que los sindicatos ya han hablado de este ámbito de actividad y tienen el compromiso de fiscalizar especialmente el cumplimiento de los horarios en las empresas externas para evitar abusos.

El Ministerio de Trabajo ha dejado claro que en el caso de las subcontrataciones de servicios la empresa responsable de garantizar el cumplimiento de los horarios será la que contrata esos servicios y que, por tanto, si la Inspección detecta alguna irregularidad será la empresa principal la que sea sancionada.

 

Registro Horario : Las empresas públicas negocian más margen para adaptarse.

Paradores pacta implantar un nuevo modelo de reconocimiento facial en julio y Correos retrasa la activación de un sistema digital hasta 2020.

La Sociedad Estatal de Participaciones Industriales (SEPI) presume de que las 15 empresas de su portfolio disponen de sistemas de registro horario desde la época del antiguo INI, cuando había un hólding estatal de empresas industriales con un peso fundamental en la economía del país en las que trabajan más de 73.000 trabajadores. Sin embargo, no todas las empresas públicas están adaptadas a la nueva Real Decreto Ley 8/2019, la regulación impulsada desde el Ministerio de Trabajo. A algunas no les ha quedado más remedio que negociar con los representantes sindicales una prórroga.

«Las empresas no se han tomado en serio el Registro Horario Obligatorio», ha declarado la ministra de Trabajo en funciones, Magdalena Valerio, después del aluvión de críticas recibidas por el caos desencadenado por una norma que llevaba aprobada desde hace más de dos meses, pero cuya implantación efectiva ha cogido a muchas empresas sin los deberes hechos. En parte también por la demora del Ministerio a la hora de publicar la guía por el Ministerio de Trabajo que debía orientar la aplicación de la nueva regulación, que no vio la luz hasta el 12 de mayo, el primero en que la obligación de disponer de un Control Horario se hizo efectiva para las empresas.

Es el caso de Paradores. La dirección de la empresa estatal que gestiona el cerca de un centenar de espacios singulares se reunió con los representantes sindicales para plantear un calendario de implantación del nuevo sistema de control de horarios de la compañía.

Paradores pretende extender a sus 93 establecimientos el sistema de reconocimiento facial que ya ha activado en 22 de ellos en un plazo no superior al 31 de julio.

Paradores ha tenido que optar por el sistema de reconocimiento facial -que exige una inversión de entre 500 y 1.000 euros por dispositivos- debido a que entre las trabajadoras de la limpieza es habitual que sus huellas no sean reconocibles por el efecto del uso de químicos en su trabajo cotidiano.

Otra de las empresas que ha tenido que negociar una prórroga temporal es Correos. El operador postal estatal ha acordado con los sindicatos la utilización de un sistema analógico de registro de jornada, a través de una hoja de firmas en la que quedará reflejado tanto el inicio como el fin de la jornada de cada empleado, mientras prepara su infraestructura tecnológica para la implantación de un sistema digital, que no llegará hasta principios del año 2020.

El sistema de ‘hoja de firmas’ elegido por Correos está al límite del cumplimiento de los principios de «fiabilidad, trazabilidad e imposibilidad de enmienda posterior» que exige la norma, pero la compañía ha alcanzado un acuerdo con los sindicatos lo que según la norma gubernamental blinda la voluntad de cumplimiento de las empresas en tanto se establece un sistema más definitivo.

Hasta 6 millones de horas extraordinarias a la semana

Según datos de la última Encuesta de Población Activa (EPA) del segundo trimestre de 2019, en España se realizaron 6 millones de horas extraordinarias a la semana, de las que  prácticamente la mitad, 2,9 millones, no se pagan ni, por tanto, se cotizan. Junto a esto, también persiste el uso de contratos a tiempo parcial que esconden jornadas más largas.

Y en ese punto, y pese a la publicación de una guía por el Ministerio de Trabajo, persisten algunas dudas para colectivos como abogados, consultores, periodistas o puestos de trabajo no fijos como comerciales o técnicos.

¿Se empieza a contar la jornada cuando se sale a hacer la visita al cliente o cuando se llega al lugar de la cita? ¿Se computan todas las horas cuando se está de viaje de trabajo? ¿Cómo se miden las pausas? ¿O las comidas de trabajo?

Con la transformación digital hay muchas y completas herramientas para poder medirlo en todos los casos, desde las plataformas que miden el control horario hasta las que cumplen funcionalidades más completas como los partes de trabajo, plataformas completas como ORACULUS, por ejemplo.

El registro horario avanza en las empresas aunque persisten las dudas

Siguen habiendo procesos de negociación abiertos y dificultades en determinados colectivos, según distintas fuentes empresariales.

Tres meses después de la entrada en vigor del control horario avanza la implantación aunque persisten dudas sobre cuál es la mejor forma de medir el tiempo de trabajo. Desde la Inspección de Trabajo, que aún no ha impuesto sanciones, denuncian falta de recursos para poder controlar el cumplimiento de la norma.

Desde el pasado 12 de mayo, según fija el Real Decreto Ley 8/2019, todas las empresas tienen la obligación legal de contar con un sistema de registro donde conste la hora de entrada y salida de cada empleado diariamente.

El registro se ha ido implantando en muchas empresas y se han firmado acuerdos, y aunque persisten las dudas sobre la mejor fórmula para hacerlo, hay procesos de negociación aún abiertos y dificultades en algunos colectivos.

Tres meses en los que aún no se han impuesto sanciones y la labor de la Inspección está siendo más de asesorar siempre que vean la intención de ponerlo en marcha (la multa por incumplimiento está entre los 626€ y los 6.250€).

La presidenta del sindicato de Inspectores de Trabajo recuerda además las dificultades con las que trabajan, con escaso personal y medios anticuados y apunta a la conveniencia de contar con un mayor desarrollo reglamentario de la norma.

 

En marcha la negociación con la patronal

Mientras la patronal de empresarios CEOE trata de ajustar con el Ministerio la regulación del registro de jornada, según fija el Real Decreto Ley 8/2019, a las necesidades de las empresas, el pasado 12 de junio sindicatos y patronal mantuvieron la primera reunión para empezar a enfocar la aplicación de los nuevos sistemas de control horario en cada una de las empresas y los sectores amparados por la negociación colectiva. En el encuentro se decidió establecer una especie de guías básicas ajustadas para cada sector de actividad, con el fin de adaptar de la forma más precisa posible el sistema de control horario a las peculiaridades de cada sector, y una preocupación que une a ambas partes: cómo abordar la situación de los trabajadores ‘sin horario’, aquellos distribuyen de manera irregular su jornada de trabajo.

Empresarios y representantes de los trabajadores admiten que se trata de un terreno resbaladizo y han acordado someter cualquier solución que se acuerde a la Inspección de Trabajo antes de ponerla en práctica para evitar posibles problemas futuros con los controles del Ministerio.

La reunión del pasado día 12 ha servido para dar el pistoletazo de salida a las negociaciones sectoriales, que ya han comenzado en algunos de los ámbitos más complicados, como el sector del comercio. Las reuniones preliminares en algunas empresas ya han avanzado las dificultades que se puede encontrar la negociaciones en el sector, también las ventajas como la adopción de los partes de trabajo, con empresas que han planteado detraer de la jornada efectiva de los trabajadores las visitas al baño o las pequeñas salidas fuera del local para fumar o tomar un refrigerio.

La CEOE intenta amortiguar los efectos del control horario en altos cargos

Tanto la patronal como sindicatos elaborarán guías especializadas por cada sector y acuerdan someter cualquier medida a la Inspección antes de ponerla en práctica.

Los empresarios se movilizan para paliar el impacto de una de las medidas más controvertidas adoptadas por el Gobierno, y uno de los cambios de mayor calado y con más repercusiones para las compañías desde la reforma laboral de 2012: el control horario obligatorio de la jornada laboral.

Tras el caos generado por la envergadura de la medida y la «farragosa» redacción –según la definen los agentes sociales– del real decreto ley que la regula y que establece la obligación de fichar para todos los trabajadores y en todas las empresas, sin excepción, Trabajo publicó después una guía práctica para intentar despejar las dudas que estaban entorpeciendo su aplicación en la mayoría de las empresas y librar de fichar a determinados colectivos como los directivos, los autónomos sin trabajadores a cargo, los transportistas… Un documento insuficiente para la patronal, que ya mueve hilos para mejorar su contenido a efectos de aplicación en otros sectores, empresas y puestos de trabajo que por su propia naturaleza también exigen una especial flexibilidad.

Se trata de «adaptar las partes más lesivas del registro horario», no así las voluntarias como los llamados partes de trabajo, comentan fuentes de la patronal, parafraseando al Gobierno cuando habla de derogar algunos aspectos de la reforma laboral. Con todo, la CEOE es consciente de que la nueva norma ha venido para quedarse y no espera que vaya a cambiar en esencia, pero su aspiración es que Valerio ceda en algunos aspectos y acabe por ampliar esa guía práctica con más especificidades para determinados perfiles de trabajadores, o bien deje a la negociación colectiva el diseño del control horario para estos casos.

Los agentes sociales para aclarar todas las dudas que puedan surgir respecto al registro de jornada», pero descartan cambios en la normativa: «Se trata de aclarar cuestiones, pero no está previsto que haya cambios», zanjan. De todos modos, no hay que olvidar que de conformidad con lo dispuesto en el real decreto, «el Gobierno, a propuesta de la persona titular del Ministerio de Trabajo, Migraciones y Seguridad Social y previa consulta a las organizaciones sindicales y empresariales más representativas, podrá establecer especialidades en las obligaciones de registro de jornada, para aquellos sectores, trabajos y categorías profesionales que por sus peculiaridades así lo requieran». Se deja así la puerta abierta a cambios.

La negociación con los trabajadores, clave

Ante la incertidumbre generalizada en el sector empresarial por la redacción de la legislación del Real Decreto Ley 8/2019, la directora de la Inspección de Trabajo, Soledad Serrano, comentó en una reunión informativa con responsables de la CEOE que se daría un cierto margen a las empresas para negociar con los representantes de los trabajadores el sistema de control horario más apropiado en cada caso. La norma no lo definía, ni siquiera quedaba claro en la guía práctica que publicó el Ministerio de Trabajo después de su entrada en vigor.

El criterio de la Inspección acepta cualquier medio físico o digital, siempre que garantice la fiabilidad y veracidad de los datos registrados, aunque señala que el sistema debe ser accesible en cualquier momento y permanecer físicamente en el centro de trabajo. En estos registros no se incluyen obligaciones para otras funcionalidades que se están implementando, aprovechando dicha obligación, como los denominados partes de trabajo. Respecto al régimen sancionador, además de librarse las empresas que demuestren que están negociando con los trabajadores, si se tiene la certeza de que una empresa cumple la normativa en materia de tiempo de trabajo o no se realizan horas extraordinarias puede sustituirse el inicio del procedimiento sancionador por la formulación de un requerimiento para que se dé cumplimiento a la obligación legal de garantizar el registro diario de la jornada de trabajo.

De cualquier manera, cada caso queda a valoración y criterio del inspector. Sin duda, la vigilancia del registro de jornada en las empresas va a ser una de las materias clave para estos profesionales a partir de septiembre. La Inspección empieza el nuevo curso con una plantilla de 2.055 inspectores y subinspectores por todo el territorio. Un récord de efectivos que para la presidenta del Sindicato de Inspectores de Trabajo aún sigue siendo insuficiente: «No tenemos cuerpo ni medios materiales», denuncia.

Se acaba la moratoria: Trabajo empieza a multar a empresas sin registro horario

Tanto el Ministerio de Trabajo como la Inspección, consideran que las empresas han tenido el tiempo suficiente para adaptarse a la nueva normativa que exige el registro diario de la jornada de los trabajadores. Por ello dan por acabada la moratoria que se concedió a las compañías para implementar los sistemas de contabilización de las horas trabajadas (Real Decreto Ley 8/2019).

Tras casi cuatro meses de vigencia de la medida, el Ministerio de Trabajo considera que el plazo de adaptación que concedió la Ministra, ahora en funciones, Valerio a las empresas ya ha expirado. «No se han tomado en serio el control horario«, decía la ministra, un día después de la entrada en vigor. El Gobierno ya había dado dos meses, desde que se aprobó por decreto en marzo, para estudiar cómo implantar el control de la jornada.

Aun así, Valerio aseguró que la Inspección de Trabajo daría «margen de maniobra» antes de comenzar a sancionar. Ahora, casi medio año después, no hay más margen.

Es decir, tras el verano los requerimientos, si se incumplen, se traducirán en multas. Eso sí, tal y como recoge el criterio técnico sobre la actuación de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social en materia de registro de jornada, se valorará el hecho de que la empresa esté negociando lo relativo a la ley de registro con los representantes de los trabajadores en el momento de la visita del inspector. En estos registros no se incluyen obligaciones para otras funcionalidades que se están implementando, aprovechando dicha obligación, como los denominados partes de trabajo, que no se ven afectados por la nueva ley.

Hay que recordar que las sanciones previstas para las empresas incumplidoras oscilan entre los 626€ y 6.250€, unas cuantías insuficientes para los inspectores por considerarlas demasiado reducidas. En su opinión, la ley podría haber sido más ambiciosa si la sanción se impusiera por cada trabajador afectado y no de manera global.

Los inspectores siempre han defendido que no existía ninguna moratoria hacia la implantación de la nueva ley, que desde el pasado 12 de mayo podían hacer visitas a las empresas y pedirles información sobre el sistema que utilizan para contabilizar las horas que trabajan sus empleados. De hecho, en el mes de junio una importante consultora revelaba que la inspección ya había iniciado diligencias contra empresas incumplidoras, si bien por el momento no se habían impuesto sanciones.

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